GENERALIDADES: SOFTWARE COLABORATIVOS O GROUPWARE

El Groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. 

El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una herramienta tecnológica muy útil en estos tiempos ya que podemos integrar nuestros conocimientos teóricos con la tecnología.Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios. 

Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente. La colaboración se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante en la economía de hoy, el compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración.

BENEFICIOS

Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo.

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el trabajo en proyectos son: 

* Estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes.

* Coordina gente y procesos.

* Ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto.

* Proporciona los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en 
documentos estructurados.

APLICACIONES

1.- En caso de que el personal de una empresa se encuentre ubicado en varios Estados, si utiliza su sistema de Software Colaborativo usted podría tener a su equipo de trabajo, el cual puede estar disperso en cualquier parte del mundo, bajo control, con solo verificar su sistema en Internet. No importa si usted está en la misma región geográfica que el resto de su equipo de trabajo o no.

2.- La fuerza de ventas debe entregar el reporte de sus actividades diarias o semanales. Al utilizar un Software Colaborativo se evita el desperdicio de tiempo que implica el trasladarse del  cliente a la oficina (de un lugar a otro), solo para entregar un reporte escrito, logrando mayor productividad y personal más motivado.

3.- Control de equipo de trabajo sin que asistan a la oficina mediante el uso de Internet. Es decir puede tener a los empleados de toda su empresa trabajando desde casa o mientras visitan a clientes en cualquier parte del mundo y aún así tener información actualizada de sus actividades, logros, entre otros; y en general mantener el contacto con ellos mediante su sistema de Software Colaborativo.